POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
CSE Haute-Savoie HABITAT
2 rue Marc Le Roux
74000 ANNECY
Ci-après désigné comme le « CSE »
Dans le cadre de la navigation sur le site https://wttp.dev/ (ci-après « le site »), le CSE de Haute-Savoie HABITAT (ci-après « CSE ») agissant en qualité de responsable de traitement est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles (ci-après «données personnelles»)au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) n°2016/679 du 27 avril 2016, entré en vigueur le 25 mai 2018, et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés telle que modifiée par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018.
La présente politique a pour but d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles de (ci-après « vous »), les conditions dans lesquelles le CSE s’engage au titre de son obligation de moyens à respecter vos données personnelles.
Pour toute question, n’hésitez pas à nous contacter : cse@oph74.fr
1. IDENTITE DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT ET DES SOUS-TRAITANTS.
Le CSE traite vos données personnelles et celles de votre famille (conjoint non divorcé, concubin notoire, concubin pacsé, enfant légitime, enfant naturel, enfant adoptif) qualité de responsable de traitement.
Le CSE peut avoir recours aux services de prestataires dans le cadre de la fourniture des prestations, et vous garantit dans ce cadre qu’il vérifie préalablement si ces prestataires présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données personnelles.
2. DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES.
Conformément au principe de minimisation, le CSE ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
L’expression « données à caractère personnel » s’entend des informations qui permettent de vous identifier directement ou indirectement. Ces éléments ne seront recueillis que si vous y avez préalablement consenti.
Dans le cadre de ses activités, le CSE traite vos données personnelles strictement nécessaires à la fourniture des prestations. Selon les cas, les données personnelles peuvent notamment être les suivantes :
- Identification du salarié : nom, prénom, sexe ou genre, date de naissance, adresse personnelle et/ou professionnelle et/ou domicile, téléphone, email, le cas échéant les coordonnées de la personne à prévenir en cas d’urgence
- Eléments professionnels : type de contrat de travail, statut, direction, service, lieu de travail, taux de temps de travail, nombre de jours travaillés, date d’embauche, date de sortie
- Situation financière : renseignements relatifs au quotient familial (pour calculs automatiques de subvention) ; montants de revenus d’activité (dernier avis d’imposition) /mutuelle/prime/part fiscale ; RIB avec numéro d’IBAN, courrier de demande d’aide financière ou de secours
- Situation familiale : situation matrimoniale, justificatifs de naissance, mariage ou PACS, livret de famille; composition familiale avec personnes à charges/ayants droit (enfants, conjoints avec noms, prénoms et date naissance)
- Prestations offertes : nature de la prestation, pour les séjours (dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille) ; montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, bons d’achat), numéros des bons d’achat, références du moyen de paiement.
La finalité de traitement de vos données personnelles est de vous permettre d’accéder aux subventions et activités sociales et culturelles gérées par le CSE.
Les données personnelles sollicitées par le CSE revêtent toutes un caractère obligatoire pour la fourniture des prestations.
Toutefois, selon la prestation concernée, il est précisé qu’en l’absence de communication des éléments financiers, vous n’êtes pas systématiquement exclu de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, la participation financière du CSE dont vous pourrez bénéficier sera alors du montant minimum.
3. FINALITÉS DE TRAITEMENT DES DONNÉES
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par le CSE peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :
– gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
– gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
– gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …
4. DESTINATAIRES DES DONNEES PERSONNELLES
Les données personnelles collectées par le CSE sont traitées par les membres du CSE et peuvent être transmises à des prestataires auxquels il peut faire appel dans le cadre de la gestion des prestations.
Le CSE s’engage à ne transmettre à aucun tiers vos données personnelles, autres que des partenaires.
Les partenaires du CSE vous offrant des prestations ont un accès limité aux seules données personnelles nécessaires à l’exécution des prestations concernées, et ont une obligation contractuelle de les utiliser en conformité avec la réglementation en vigueur en matière de Données Personnelles.
Les données personnelles sont stockées sur des serveurs d’hébergement exclusivement situés dans l’Union Européenne et le CSE s’engage à ne pas transférer vos données personnelles à des hébergeurs dans un pays tiers.
5. DURÉE DE CONSERVATION
Le CSE ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.
Le CSE est amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
– les pièces comptables, ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
– les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
– les justificatifs en cas de prêts aux salariés (exemple : éléments de la Banque de France) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, sauf si la durée de remboursement est plus longue ;
– les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.
6. SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITE DES DONNÉES PERSONNELLES
Dans le cadre de l’exécution de ses services, le CSE accorde la plus haute importance à la sécurité de vos données personnelles. Le CSE s’engage à prendre toutes les précautions utiles et met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir de façon permanente un niveau de sécurité adapté et pour protéger vos données personnelles contre les altérations, destructions et accès non autorisés.
Le CSE veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
Le CSE vous garantit la confidentialité de vos données personnelles traitées et veille à ce que les personnes autorisées à traiter lesdites données personnelles s’engagent également à respecter cette obligation de confidentialité, conformément à la législation en vigueur.
7. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
Vous avez la possibilité d’exercer vos droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation du traitement, de portabilité de vos Données Personnelles, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris profilage) et droit de révocation de votre consentement.
Pour exercer l’un de ces droits, vous devez adresser votre demande par courrier postal à CSE Haute-Savoie HABITAT, 2 rue Marc Le Roux, 74000 ANNECY ou par email à l’adresse suivante : cse@oph74.fr
Le CSE s’engage à y répondre dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
Si vous considérez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation de la législation en vigueur, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
8. ACTUALISATION DES DONNÉES TRANSMISES
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour, et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
9. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES
Le CSE est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Nous vous encourageons à la lire attentivement et à la consulter régulièrement pour rester informé des dernières mises à jour.
